入居者向けページによる管理業務の効率化におけるホームページ博士RHSの強み

管理業務の負担は、入居者からの問い合わせ対応に多くを占められています。契約更新の手続き、解約の申し出、設備の不具合の連絡。どれも電話で受けて書類を郵送し、返送を待つという流れになりがちです。ホームページ博士RHSの入居者向けページは、これらの受付をオンライン化する仕組みです。

この機能の目的は、管理業務の効率化とコスト削減を両立させることだけではありません。入居者にとっての利便性が高まることで、退去の防止にもつながります。管理会社の負担軽減と入居者満足の向上を同時に実現する設計です。

以下の5つが、入居者向けページによる管理業務の効率化においてホームページ博士RHSが提供できる強みです。

・強み1｜契約更新と解約の受付をオンライン化する
・強み2｜トラブル対応の窓口を整理する
・強み3｜入居者の利便性が退去防止につながる
・強み4｜業者間のやりとりも含めて管理業務全体を軽くする
・強み5｜運用が定着するまでの支援

強み1｜契約更新と解約の受付をオンライン化する

契約更新と解約は、管理戸数に比例して必ず発生する業務です。ホームページ博士RHSの入居者向けページでは、この受付をオンラインで完結できます。

① 書類の郵送と返送待ちがなくなる

従来は、書類を印刷して郵送し、記入されたものが返送されるまで待つ流れでした。この間に督促の連絡が必要になることもあります。オンラインで完結すれば、この工程がなくなります。

② 入居者の都合のよい時間に手続きできる

入居者にとっても、営業時間内に電話をかけたり書類を投函したりする手間がなくなります。手続きが進みやすくなることは、管理会社側の待ち時間の短縮にもつながります。

③ 記録が残る

いつ、誰が、どの手続きを行ったかがシステム上に残ります。口頭でのやりとりに比べて、後から確認できる状態になります。

④ 管理戸数が増えても運用できる

更新と解約の件数は戸数に比例します。手作業のままでは人員を増やすしかありませんが、仕組みで対応できれば規模の拡大が現実的になります。

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強み2｜トラブル対応の窓口を整理する

設備の不具合や住まいに関する問い合わせは、時間帯を選ばずに発生します。入居者向けページに窓口を用意することで、対応の流れを整理できます。

① 受付の入口を一本化する

電話、メール、来店と窓口が分かれていると、対応状況の把握が難しくなります。オンラインの窓口を用意することで、状況の一元管理がしやすくなります。

② 状況が文字と画像で伝わる

口頭では伝わりにくい設備の不具合も、記入と写真の添付があれば把握しやすくなります。現地確認の前に必要な準備ができます。

③ 対応の記録が残る

いつ連絡を受け、どう対応したかが残ることで、担当者が変わっても経緯を引き継げます。

④ 緊急時の対応は別に設計する

水漏れや鍵の紛失といった緊急性の高い連絡は、オンラインの受付とは別の経路が必要です。どこまでをオンライン化するかは、御社の体制をお伺いしたうえでご提案します。

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強み3｜入居者の利便性が退去防止につながる

入居者向けページの価値は、管理会社の業務負担を減らすことだけではありません。入居者にとっての使いやすさが、住み続けてもらうことにつながります。

① 連絡しやすさが満足度を左右する

困ったときにすぐ連絡できるかどうかは、住まいの満足度に直結します。電話がつながらない、営業時間外は対応してもらえないという状態は、不満として蓄積します。

② 退去は収益への影響が大きい

1件の退去が発生すれば、原状回復と募集の費用がかかり、空室期間の家賃も失われます。退去を1件防ぐことの価値は、日常的な業務効率化より大きい場合があります。

③ オーナーへの提案材料になる

入居者の利便性を高める取り組みは、管理を任せてもらう理由になります。他社との差別化として説明できる要素です。

④ 管理会社の姿勢が伝わる

入居者向けの仕組みを用意している会社は、入居者を大切にしているという印象を与えます。これは募集の場面でも効いてきます。

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強み4｜業者間のやりとりも含めて管理業務全体を軽くする

管理業務の負担は、入居者対応だけではありません。ホームページ博士RHSは、業者間のやりとりや反響管理も含めて全体を軽くする機能を提供しています。

① 客付システムMKS

客付業者からの空室確認や内見予約への対応を自動化します。導入したお客様では、空室確認・内見予約の電話件数が750件から0件に減少しました。

② ポータル反響の取り込みと一元管理

ポータルサイトからの反響を取り込んで一元管理できます。データ登録の手間やロスを解消し、システム内での柔軟な追客が可能になります。

③ オンライン来店予約

深夜や休日といった営業時間外の反響にも24時間365日対応します。問い合わせの機会損失を減らし、来店予約や来店成約率を高めます。

④ 全体で設計する

入居者対応、業者対応、募集の3つはつながっています。個別に導入するのではなく、御社の管理戸数や体制に合わせて全体を設計します。

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強み5｜運用が定着するまでの支援

入居者向けページは、入居者に使ってもらえなければ効果が出ません。社内でも運用が定着する必要があります。ホームページ博士RHSは、専属コンサルタントがこの過程を支援します。

① 入居者への案内方法も含めて設計する

仕組みを用意しても、入居者が存在を知らなければ使われません。入居時の案内や更新時の通知など、周知の方法まで含めてご提案します。

② 社内での運用が回るまで支援する

操作方法を社内向けにお伝えし、複数名が扱える状態を作ります。特定の担当者だけが使える状態では、その人が不在のときに元の運用へ戻ってしまいます。

③ 軽微な更新はサポート費用内で無料

案内文の差し替えや既存ページへの簡易なコンテンツ追加は、追加費用なく対応します。

④ 月次レポートと定期改善ミーティング

専属コンサルタントが月次レポートを提供し、定期改善ミーティングで運用状況を確認します。この伴走体制の結果として、3年利用継続率は90%以上を維持しています（2026年8月時点）。

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ホームページ博士RHSの入居者向けページについてよくある質問

Q1. 入居者向けページとはどのような機能ですか？

契約更新や解約の受付、トラブル対応をオンライン化する機能です。管理業務の効率化とコスト削減を両立しつつ、入居者の利便性を高めて退去防止につなげます。

Q2. 今あるホームページに追加できますか？

既存サイトの構成によって対応方法が変わります。まずは現状を分析したうえでご提案します。他社様が制作したホームページのリニューアルにも対応しているため、あわせてご相談ください。

Q3. 入居者に使ってもらえるか不安です。

仕組みを用意しても、存在を知らなければ使われません。入居時の案内や更新時の通知など、周知の方法まで含めてご提案します。運用の定着まで専属コンサルタントが支援します。

Q4. 緊急のトラブルもオンラインで受け付けるのですか？

水漏れや鍵の紛失といった緊急性の高い連絡は、オンラインの受付とは別の経路が必要です。どこまでをオンライン化するかは、御社の体制をお伺いしたうえでご提案します。

Q5. 費用はどのくらいかかりますか？

賃貸向けのホームページは月額5万円〜（別途初期費用）でご提供しています。搭載する機能によって変わるため、まずはお見積りをご依頼ください。お見積りは無料です。

Q6. 社内に詳しい担当者がいませんが、運用できますか？

専属のコンサルタントが伴走します。操作方法を社内向けにお伝えし、複数名が扱える状態を作るところまで支援します。

入居者向けページと管理業務の効率化に関するよくある質問

Q1. 入居者向けページを用意すると、何が変わりますか？

契約更新や解約の書類を郵送して返送を待つ工程がなくなります。設備の不具合についても、状況を文字と写真で受け取れるため、現地確認の前に準備ができます。電話で受けて記録を残すという作業から解放されることが、最も大きな変化です。

Q2. 入居者対応をオンライン化すると、関係が希薄になりませんか？

オンライン化するのは手続きと受付であり、対応そのものではありません。むしろ事務的なやりとりが減ることで、対面が必要な場面に時間を割けるようになります。

Q3. 退去防止にはどうつながるのですか？

困ったときにすぐ連絡できるかどうかは、住まいの満足度に直結します。電話がつながらない、営業時間外は対応してもらえないという状態は不満として蓄積します。連絡しやすい状態を保つことが、住み続けてもらう条件のひとつになります。

Q4. 管理戸数が少なくても導入する意味はありますか？

戸数が少ないうちは手作業でも回りますが、増やそうとした時点で人員の問題に直面します。拡大を想定しているなら、仕組みを先に整えておくほうが移行の負担は小さくなります。

入居者向けページによる管理業務の効率化なら、3年利用継続率90%以上のホームページ博士RHSへ

入居者向けページの価値は、業務負担の軽減と入居者満足の向上を同時に実現できる点にあります。更新と解約の受付をオンライン化し、トラブル対応の窓口を整理する。それが結果として退去防止につながり、オーナーへの提案材料にもなります。業者対応や募集も含めて全体を設計することで、管理業務そのものが軽くなります。

ホームページ博士RHSは1998年の創業から28年、不動産会社専門でホームページ制作とWeb集客支援を行ってきました。1,000社以上のWeb戦略・運用支援実績があり、3年利用継続率は90%以上、Googleクチコミは4.9／55件です（いずれも2026年8月時点）。ISO/IEC 27001およびISO 9001の認証を取得し、株主資本は4億2千万円（2025年8月決算）です。

現状の課題をすぐに把握したい方は、無料のホームページ診断をご利用ください。まずは情報収集からという方には、管理業務の効率化事例をまとめた資料をお送りします。

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