空室確認・内見予約の電話対応の削減におけるホームページ博士RHSの強み

管理物件を持つ元付業者にとって、客付業者からの空室確認と内見予約の電話は毎日発生します。1件あたりは1分程度でも、繁忙期に何十件も入れば担当者の時間はそれだけで埋まります。ホームページ博士RHSの客付システムMKSは、この対応を自動化する仕組みです。

問題は時間だけではありません。電話が鳴るたびに作業が中断されるため、集中を要する業務が進まなくなります。オーナーへの提案や入居者対応といった、本来注力すべき仕事が後回しになります。

以下の5つが、空室確認・内見予約の電話対応の削減においてホームページ博士RHSが提供できる強みです。

・強み1｜電話件数750件を0件にした客付システムMKS
・強み2｜業者間のやりとりを電話とFAXから切り離す
・強み3｜削減した時間を本来の業務に回せる
・強み4｜入居者対応もオンライン化して管理業務全体を軽くする
・強み5｜導入して終わりにしない定着支援

強み1｜電話件数750件を0件にした客付システムMKS

客付システムMKSは、元付業者向けに空室確認と内見予約への対応を自動化する仕組みです。客付業者は電話をかけずに空室状況を確認し、内見の予約まで完結できます。

① 実際の成果

MKSを導入したお客様では、空室確認・内見予約の電話件数が750件から0件に減少しました。

② 数字の意味

750件の電話に1件2分かけていたとすれば、25時間分に相当します。この時間が丸ごと空くことになります。

③ 客付業者にとっても利点がある

電話がつながるまで待つ、担当者が不在で折り返しを待つといった時間がなくなります。すぐに確認できる相手のほうが、客付業者としても紹介しやすくなります。

④ スピーディーな業者間連携

電話とFAXでのやりとりを前提とした運用では、営業時間外の確認ができません。システム上で完結すれば、時間帯に縛られずに情報が流れます。

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強み2｜業者間のやりとりを電話とFAXから切り離す

空室確認と内見予約の対応が減らない理由は、やりとりの手段が電話とFAXに固定されているためです。ホームページ博士RHSは、この経路そのものを変えます。

① 空室確認の自動化

客付業者はシステム上で最新の空室状況を確認できます。元付業者が1件ずつ答える必要がなくなります。

② 内見予約の自動化

予約の受付と調整もシステム上で完結します。日程のすり合わせを電話で行う必要がありません。

③ 伝達ミスが減る

口頭でのやりとりは、聞き間違いや伝え漏れが起こります。記録が残る形式であれば、後から確認できます。

④ 担当者不在でも止まらない

特定の担当者が電話を受けないと進まない状態は、業務のボトルネックになります。システム上で完結すれば、人の在席状況に左右されません。

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強み3｜削減した時間を本来の業務に回せる

電話対応の削減は、業務効率の話にとどまりません。空いた時間を何に使うかで、会社としての成果が変わります。

① オーナーへの提案に時間を使う

管理会社の価値は、オーナーの資産をどう維持し収益を高めるかにあります。電話対応に追われていると、この提案に割く時間が確保できません。

② 入居者対応の質が上がる

トラブル対応や退去防止の取り組みは、丁寧に向き合うほど成果が出ます。中断されない時間を確保できることが前提になります。

③ 人員を増やさずに管理戸数を増やせる

管理戸数が増えれば、空室確認の件数も比例して増えます。手作業のままでは人員を増やすしかありません。仕組みで対応できれば、規模の拡大が現実的になります。

④ 担当者の負担を下げる

電話が鳴り続ける環境は、業務の負担として無視できません。人材の定着にも影響します。

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強み4｜入居者対応もオンライン化して管理業務全体を軽くする

管理業務の負担は、業者間のやりとりだけではありません。ホームページ博士RHSは、入居者対応や反響管理も含めて全体を軽くする機能を提供しています。

① 入居者向けページ

契約の更新や解約の受付、トラブル対応をオンライン化できます。管理業務の効率化とコスト削減を両立しつつ、入居者の利便性を高めて退去防止につなげます。

② ポータル反響の取り込みと一括管理

ポータルサイトからの反響を取り込んで一元管理できます。データ登録の手間やロスを解消し、システム内での追客が可能になります。

③ オンライン来店予約

深夜や休日といった営業時間外の反響にも24時間365日対応します。問い合わせの機会損失を減らし、来店予約や来店成約率を高めます。

④ 個別に導入するのではなく全体で設計する

どの機能をどう組み合わせるかは、御社の管理戸数や体制によって変わります。現状をお伺いしたうえでご提案します。

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強み5｜導入して終わりにしない定着支援

システムは導入しただけでは効果が出ません。客付業者に使ってもらう必要があり、社内でも運用が定着する必要があります。ホームページ博士RHSは、専属コンサルタントがこの過程を支援します。

① 社内での運用が回るまで支援する

操作方法を社内向けにお伝えし、複数名が扱える状態を作ります。特定の担当者だけが使える状態では、その人が不在のときに元の運用へ戻ってしまいます。

② 月次レポートと定期改善ミーティング

専属コンサルタントが月次レポートを提供し、定期改善ミーティングで運用状況を確認します。分析結果はグラフや図解を用いてお伝えするため、専門知識がなくても判断に使えます。

③ 軽微な更新はサポート費用内で無料

テキストや案内文の差し替え、既存ページへの簡易なコンテンツ追加は、追加費用なく対応します。

④ 1,000社以上の支援実績

1998年の創業から28年、不動産会社だけを対象に支援してきました。この伴走体制の結果として、3年利用継続率は90%以上を維持しています（2026年8月時点）。

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ホームページ博士RHSの客付システムについてよくある質問

Q1. 客付システムMKSとはどのような仕組みですか？

元付業者向けに、客付業者からの空室確認や内見予約への対応を自動化する仕組みです。電話やFAXでのやりとりをなくし、業務削減とスピーディーな業者間連携を実現します。

Q2. 導入するとどのくらい電話が減りますか？

導入したお客様では、空室確認・内見予約の電話件数が750件から0件に減少しました。効果は管理戸数や取引の状況によって変わるため、現状をお伺いしたうえでご説明します。

Q3. 客付業者に使ってもらえるか不安です。

客付業者にとっても、電話がつながるまで待つ時間や折り返しを待つ時間がなくなる利点があります。導入後の運用については、専属コンサルタントが定着まで支援します。

Q4. 今あるホームページと連携できますか？

既存サイトの構成によって対応方法が変わります。まずは現状を分析したうえでご提案します。他社様が制作したホームページのリニューアルにも対応しているため、あわせてご相談ください。

Q5. 費用はどのくらいかかりますか？

賃貸向けのホームページは月額5万円〜（別途初期費用）でご提供しています。搭載する機能によって変わるため、まずはお見積りをご依頼ください。お見積りは無料です。

Q6. 社内に詳しい担当者がいませんが、運用できますか？

専属のコンサルタントが伴走します。操作方法を社内向けにお伝えし、複数名が扱える状態を作るところまで支援します。

空室確認・内見予約の電話対応に関するよくある質問

Q1. 空室確認の電話はなぜ減らないのですか？

やりとりの手段が電話とFAXに固定されているためです。客付業者にとって、最新の空室状況を知る方法が電話しかなければ、かけ続けるしかありません。経路そのものを変えない限り、件数は減りません。

Q2. 電話対応を減らすと、客付業者との関係が悪くなりませんか？

むしろ逆になることが多いのが実情です。客付業者にとっても、電話がつながるまで待つ時間や担当者不在で折り返しを待つ時間は負担です。すぐに確認できる相手のほうが紹介しやすくなります。

Q3. 管理戸数が増えると電話対応はどうなりますか？

戸数に比例して件数も増えます。手作業のままでは人員を増やすしかなく、規模の拡大が人件費の増加に直結します。仕組みで対応できる状態を先に作っておくことが、拡大の前提になります。

Q4. 電話対応を減らして空いた時間は何に使うべきですか？

オーナーへの提案と入居者対応です。管理会社の価値は、オーナーの資産をどう維持し収益を高めるかにあります。電話対応に追われている状態では、この提案に割く時間が確保できません。

空室確認・内見予約の電話対応の削減なら、3年利用継続率90%以上のホームページ博士RHSへ

空室確認と内見予約の電話が減らないのは、やりとりの手段が電話とFAXに固定されているためです。経路そのものをシステムに移せば、件数は根本的に変わります。導入したお客様では750件だった電話が0件になりました。そして空いた時間をオーナー提案や入居者対応に回せることが、本当の効果です。

ホームページ博士RHSは1998年の創業から28年、不動産会社専門でホームページ制作とWeb集客支援を行ってきました。1,000社以上のWeb戦略・運用支援実績があり、3年利用継続率は90%以上、Googleクチコミは4.9／55件です（いずれも2026年8月時点）。ISO/IEC 27001およびISO 9001の認証を取得し、株主資本は4億2千万円（2025年8月決算）です。

現状の課題をすぐに把握したい方は、無料のホームページ診断をご利用ください。まずは情報収集からという方には、管理業務の効率化事例をまとめた資料をお送りします。

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