現場で恥をかかないための 基礎知識と心得
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4-4 メールの書き方
不動産会社では仕事上、お客様とメールでやり取りをする場面も多くあります。
社会人として、基本的なメールのマナーをしっかり押さえましょう。
悪いメールの例
まずはビジネスメールにおいて悪い例を見てみましょう。
Re が続いており、件名が見えない
宛名の記載がない
自分の名前を名乗っていない
用件が明確になっていない
添付ファイルがあるが、どういったファイルか説明がない
結びの挨拶がない
実際に書く時の参考にするんじゃ！
良いメールの例
次に、良いビジネスメールの例を見てみましょう。
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1件名
メールソフトの受信ボックスに表示されるよう短く簡潔にまとめ、ひと目でメールに書かれた用件が分かるようにします。
また、返信でやり取りをしていた場合でも、内容の変更に応じて件名を書き直しましょう。
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2書き出し文
メールは「相手の名前」と「お世話になっております」から書き出しましょう。このあいさつに続き、自身の「会社名」、そして「名前」を記入します。
相手から送信されたメールに返信する場合、「ご連絡ありがとうございました」という書き出し文を用います。 -
3結び
シチュエーションに応じて、結びの文章は使い分けをしましょう。
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相手からの返信をもらいたい場合
「お返事をお待ちしております」で結ぶようにしましょう。
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返信が不要な場合
相手に配慮し、「なお、ご返信は不要です」などで結びましょう。
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用件を確認した旨を伝えたい場合
「取り急ぎ、ご報告まで」や「まずは、お礼申し上げます」で結びます。
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用件のやりとりが終わり、メールを切り上げるとき
「今後とも何卒よろしくお願いいたします」などで結びます。
番外編
LINE・SMSを活用する時のポイント
チャット形式でメールに比べると手軽に連絡を取ることができるLINEやSMSは、昨今、お客様と不動産会社の連絡ツールとして活用されています。
LINE・SMSをビジネスで使う際の注意点を押さえておきましょう。
１：スタンプの使用は避ける
手軽な連絡ツールを使用しているとはいえ、相手はお客様です。
スタンプはフランクな印象を与えてしまいますので、使用は避けましょう。
２：やり取りの時間帯に気を付ける
LINEは営業時間外でもすぐに連絡をとることができる便利なツールです。
しかし、早朝や夜遅い時間など、相手のプライベートな時間帯の連絡は避けましょう。
３：機密事項や重要なやり取りはメールで
過去にはLINEのアカウントが乗っ取られるような事件もあります。
また、LINEは過去のやり取りをさかのぼることには向いていません。
重要な情報や機密事項のやり取り、長文になってしまうような用件は、メールを使用しましょう。
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